FinanzOnline 2027: Neue Regeln für Zugang und Eingaben
Mit 1. Jänner 2027 tritt die neue FinanzOnline-Verordnung 2027 in Kraft. Sie ersetzt die FinanzOnline-Verordnung 2006 sowie die bisherige FinanzOnline-Erklärungsverordnung. Die Neuregelung betrifft unter anderem den Zugang zu FinanzOnline sowie die elektronische Übermittlung von Erklärungen, Anträgen und sonstigen Eingaben.
Welche Zugangswege sieht FinanzOnline 2027 vor?
Nach der neuen Verordnung kann die Identifikation in FinanzOnline grundsätzlich über die folgenden Wege erfolgen:
mit einem elektronischen Identitätsnachweis nach dem E-Government-Gesetz, insbesondere der ID Austria,
mit einem anerkannten elektronischen Identifizierungsmittel eines anderen EU-Mitgliedstaates mit Sicherheitsniveau „hoch“ oder
mit FinanzOnline-Zugangsdaten und einem zweiten Authentifizierungsfaktor.
Bei automatisierten Übermittlungen aus einer Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware über die FinanzOnline-Schnittstelle („Webservice“) ist kein zusätzlicher Authentifizierungscode erforderlich.
Die bisherige Kombination aus Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation, Passwort und Authenticator-App bleibt somit zunächst bestehen. Für natürliche Personen wird ihre Verwendung künftig jedoch deutlich eingeschränkt.
Neue Zugangsdaten für natürliche Personen nur noch in Ausnahmefällen
Ab 1. Jänner 2027 können natürliche Personen klassische FinanzOnline-Zugangsdaten grundsätzlich nur noch beantragen, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:
Die Person ist weder zur Registrierung einer ID Austria noch zur Registrierung eines gleichwertigen elektronischen Identifizierungsmittels in einem anderen Staat berechtigt.
Die Registrierung oder Verwendung eines solchen Identitätsnachweises ist für die Person nicht zumutbar.
Die natürliche Person handelt als berufsmäßiger Parteienvertreter, beispielsweise als Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar.
Alte Zugangsdaten enden spätestens im Oktober 2029
Ab 1. Oktober 2029 setzt das Finanzamt Österreich bestehende Zugangsdaten natürlicher Personen außer Kraft, sofern keine der gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen vorliegt. Die Verordnung legt damit erstmals einen konkreten Abschalttermin fest.
Die Deaktivierung kann allerdings bereits früher erfolgen. Erfährt das Finanzamt ab 2027, dass eine Person über eine ID Austria oder einen entsprechenden europäischen Identitätsnachweis verfügt, muss es die bisherigen Zugangsdaten grundsätzlich außer Kraft setzen. Davon erlangt das Finanzamt beispielsweise Kenntnis, wenn sich die betreffende Person mit der ID Austria bei FinanzOnline anmeldet.
Es sollte daher nicht davon ausgegangen werden, dass klassische Zugangsdaten in jedem Fall bis zum 30. September 2029 weiterverwendet werden können.
Besondere Anforderungen bei Vertretungen
Unentgeltliche Vertreter, Erwachsenenvertreter und Vorsorgebevollmächtigte dürfen für ihre Vertretungstätigkeit den Zugang mittels klassischer FinanzOnline-Zugangsdaten und zweitem Authentifizierungsfaktor nicht verwenden. Sie benötigen grundsätzlich eine eigene ID Austria oder einen anerkannten elektronischen Identitätsnachweis eines anderen EU-Mitgliedstaates.
Berufsmäßige Parteienvertreter werden von der Verordnung gesondert behandelt und können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin Zugangsdaten erhalten.
Die richtige FinanzOnline-Funktion wird wichtiger
FinanzOnline stellt für zahlreiche Erklärungen, Anträge und Meldungen eigene Funktionen zur Verfügung. Ist für ein bestimmtes Anbringen eine solche Funktion vorgesehen, muss diese verwendet werden.
Das betrifft beispielsweise Beschwerden, Vorlageanträge, Anträge auf Bescheidaufhebung oder Wiederaufnahme sowie zahlreiche Steuererklärungen und Meldungen.
Die allgemeine Funktion „Sonstige Anbringen und Anfragen“ darf nur verwendet werden, wenn
für das betreffende Anbringen keine spezielle FinanzOnline-Funktion zur Verfügung steht oder
Begründungen beziehungsweise Anlagen aus technischen Gründen gesondert übermittelt werden müssen.
Über diese allgemeine Funktion können Anbringen ausschließlich beim Finanzamt Österreich oder beim Finanzamt für Großbetriebe eingebracht werden. Werden sie an andere Einrichtungen gerichtet, sind sie ausdrücklich unbeachtlich.
Die Verwendung der falschen Funktion bedeutet nicht automatisch, dass eine an das zuständige Finanzamt gerichtete Eingabe unwirksam ist. Sie verstößt jedoch gegen die Vorgaben der FinanzOnline-Verordnung und kann im Wiederholungsfall sanktioniert werden. Gerade bei fristgebundenen Anbringen sollte deshalb ausschließlich die dafür vorgesehene Funktion verwendet werden.
Mutwillensstrafe bis zu 700 Euro
Besteht eine ausdrückliche Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung und ist dafür eine spezielle FinanzOnline-Funktion vorhanden, kann die Abgabenbehörde bei wiederholter Verwendung eines anderen Übermittlungswegs eine Mutwillensstrafe von bis zu 700 Euro verhängen.
Die Strafe darf allerdings nicht sofort festgesetzt werden. Zunächst muss der Teilnehmer schriftlich zur Einhaltung der vorgesehenen Übermittlungsform aufgefordert und auf die mögliche Strafe im Wiederholungsfall hingewiesen werden.
Wann ist eine elektronische Übermittlung unzumutbar?
Verschiedene Abgabenvorschriften, etwa das Umsatzsteuergesetz, verpflichten Unternehmen zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen und anderen Anbringen. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn die elektronische Einreichung mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar ist.
Nach § 17 der FinanzOnline-Verordnung 2027 liegt eine solche Unzumutbarkeit vor, wenn der Abgabepflichtige beziehungsweise sein Vertreter über keinen Internetanschluss verfügt oder eine Sperre des FinanzOnline-Zugangs nach § 11 aufrecht ist. Da Unternehmen üblicherweise über einen Internetzugang verfügen, wird in der Praxis regelmäßig von der Zumutbarkeit der elektronischen Übermittlung auszugehen sein.
Behörden und Parteienvertreter können sich nicht auf die technische Unzumutbarkeit berufen. Auch bei bestimmten, ausschließlich über Datenstrom oder Webservice einzureichenden Meldungen ist dieser Einwand ausgeschlossen.
Bei Fragen stehen Ihnen unsere Expert:innen Irene Grass und Martin Schmidt gerne zur Verfügung.
Foto: Wixmedien
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