Jahresabschluss 2025: Offenlegung bis 30. September 2026

Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse innerhalb von neun Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch offenlegen. Für Unternehmen mit Bilanzstichtag 31. Dezember 2025 endet die Offenlegungsfrist daher am 30. September 2026. Zusätzlich sind seit 1. Juli 2026 neue Erklärungs- und Meldepflichten aufgrund des Nachhaltigkeitsberichtsgesetzes (NaBeG) zu beachten.

Offenlegung des Jahresabschlusses: Frist und allgemeine Bestimmungen

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss und den Lagebericht nach der Behandlung in der Haupt- bzw. Generalversammlung, spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, beim zuständigen Firmenbuchgericht einreichen.

Gegebenenfalls sind zusätzlich folgende Unterlagen zu übermitteln:

• Bestätigungsvermerk

• Ergebnisverwendungsbeschluss

• Bericht des Aufsichtsrats

Die Übermittlung hat grundsätzlich elektronisch zu erfolgen. Eine Ausnahme besteht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu € 70.000. Diese können den Jahresabschluss auch in Papierform einreichen.

Offenlegungsfrist 2026

Für Jahres- und Konzernabschlüsse mit Bilanzstichtag 31. Dezember 2025 gilt:

Die vollständigen Unterlagen müssen spätestens am 30. September 2026 beim Firmenbuchgericht eingelangt sein. Entscheidend ist nicht der Zeitpunkt der Übermittlung, sondern das tatsächliche Einlangen beim Gericht.

Welche Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss offenlegen?

Zu den offenlegungspflichtigen Kapitalgesellschaften zählen insbesondere:

• Aktiengesellschaften (AG)

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

• Flexible Kapitalgesellschaften (FlexKap)

• kapitalistische Personengesellschaften wie beispielsweise die GmbH & Co KG

Der konkrete Umfang der Offenlegung richtet sich nach der Größenklasse gemäß § 221 UGB. Für die Einstufung ist grundsätzlich maßgeblich, ob zwei von drei Größenmerkmalen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten bzw. nicht mehr überschritten werden.

Größenklassen von Kapitalgesellschaften

Größenklasse	Bilanzsumme	Umsatzerlöse	Arbeitnehmer
Kleinst	unter € 450.000	unter € 900.000	bis 10
Klein	bis € 6,25 Mio.	bis € 12,5 Mio.	bis 50
Mittelgroß	bis € 25 Mio.	bis € 50 Mio.	bis 250
Groß	über € 25 Mio.	über € 50 Mio.	über 250

Welche Unterlagen müssen beim Firmenbuch eingereicht werden?

Abhängig von der Größe und Rechtsform des Unternehmens können insbesondere folgende Unterlagen erforderlich sein:

Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses 2026

Jahresabschlussdaten sind bereits seit 1. Juli 2022 grundsätzlich in strukturierter elektronischer Form an das Firmenbuch zu übermitteln.

Seit 1. Jänner 2026 stehen dafür drei Einreichungswege zur Verfügung:

1. Einreichung über ein Webformular

Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften können die Daten über ein Webformular auf JustizOnline direkt manuell erfassen und an das Firmenbuch übermitteln.

2. Übermittlung über den elektronischen Rechtsverkehr

Die Offenlegung kann als XML- oder ESEF-Datei über eine Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erfolgen – beispielsweise über den Steuerberater.

3. Online-Einreichung einer XML- oder ESEF-Datei

Alternativ kann eine XML- bzw. ESEF-Datei über ein eigenes Online-Formular auf JustizOnline eingereicht werden. Die strukturierte XML-Datei wird in der Praxis üblicherweise durch die verwendete Bilanzierungssoftware erstellt.

Die zugrunde liegende Struktur JAb 4.0 wurde speziell für Kapitalgesellschaften und kapitalistische Personengesellschaften entwickelt, die nach dem UGB bilanzieren.

Wann ist eine Einreichung als PDF möglich?

In bestimmten Ausnahmefällen ist weiterhin eine Übermittlung als PDF-Anhang möglich. Das betrifft beispielsweise:

• Rechtsträger mit bilanzrechtlichen Sonderbestimmungen wie Banken oder Versicherungen,

• Jahres- oder Konzernabschlüsse, die nach ausländischem Recht erstellt wurden.

Konzernabschlüsse müssen seit 2026 strukturiert eingereicht werden

Auch Konzernabschlüsse nach dem UGB sind seit 1. Jänner 2026 vollständig in strukturierter Form offenzulegen. Vereinfachungen sind dabei nicht vorgesehen.

Wird der Konzernabschluss nach IFRS erstellt, ist dieser im ESEF-Format zu veröffentlichen.

Offenlegung ausländischer Kapitalgesellschaften mit österreichischer Zweigniederlassung

Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder österreichischer Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften müssen die Unterlagen der Hauptgesellschaft grundsätzlich in deutscher oder englischer Sprache offenlegen.

Ein nach ausländischem Recht erstellter Jahresabschluss ist von der verpflichtenden strukturierten Einreichung beim österreichischen Firmenbuch ausgenommen.

Eine gesonderte Veröffentlichung in Österreich kann zudem unterbleiben, wenn die erforderlichen Unterlagen in Deutsch oder einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind.

Neue Offenlegungspflichten durch das Nachhaltigkeitsberichtsgesetz 2026

Mit dem Nachhaltigkeitsberichtsgesetz (NaBeG) wurden die Offenlegungsvorschriften erweitert. Für Unternehmen ergeben sich dadurch 2026 mehrere Neuerungen:

• EVI-Veröffentlichung für große AG weggefallen

Große Aktiengesellschaften mussten ihre Unterlagen bislang zusätzlich zur Veröffentlichung im Firmenbuch auch auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) veröffentlichen. Diese zusätzliche Veröffentlichungspflicht ist seit 1. April 2026 entfallen.

• Neue Erklärungen bei Einreichungen ab 1. Juli 2026

Für Einreichungen ab dem 1. Juli 2026 müssen die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften zusätzliche Erklärungen abgeben. Dabei ist anzugeben

• welcher Größenklasse gemäß § 221 UGB die Gesellschaft zuzuordnen ist,

• ob die Gesellschaft ein Unternehmen öffentlichen Interesses (PIE) ist,

• ob eine Verpflichtung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung besteht,

• ob weitere Berichtspflichten, beispielsweise ein Corporate-Governance-Bericht oder ein Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen, bestehen,

• ob eine Konzernberichterstattungspflicht besteht bzw. welcher Befreiungstatbestand angewendet wird,

• ob eine Befreiung von der konsolidierten Nachhaltigkeitsberichterstattung besteht.

Die Übermittlung dieser Angaben soll in der Praxis gemeinsam mit der strukturierten Offenlegung erfolgen. Die Struktur JAb 4.0 enthält dafür entsprechende Übermittlungsfelder. Die zusätzlichen Angaben werden im Hintergrund an das Firmenbuch übermittelt und sind nicht öffentlich zugänglich.

Zwangsstrafen bei verspäteter Offenlegung des Jahresabschlusses

Das Firmenbuchgericht überprüft, ob der Jahresabschluss vollständig und fristgerecht eingereicht wurde. Wird die gesetzliche Neunmonatsfrist nicht eingehalten, können Zwangsstrafen sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen jedes einzelne Geschäftsführungs- bzw. Vorstandsmitglied verhängt werden. Die Zwangsstrafen betragen grundsätzlich zwischen € 700 und € 3.600.

Wird die Offenlegung weiterhin nicht vollständig erfüllt, kann nach jeweils weiteren zwei Monaten erneut eine Zwangsstrafe verhängt werden.

Höhere Zwangsstrafen für größere Kapitalgesellschaften

• Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich die Zwangsstrafe im ordentlichen Verfahren auf das Dreifache und beträgt damit mindestens € 2.100 je Organ und Gesellschaft.

• Bei großen Kapitalgesellschaften kann sie auf das Sechsfache steigen und beträgt mindestens € 4.200 je Organ und Gesellschaft.

• Für Kleinstkapitalgesellschaften halbiert sich die Zwangsstrafe auf € 350.

Tipp: Jahresabschluss nicht erst am letzten Tag einreichen

Für die Einhaltung der Offenlegungsfrist ist das Einlangen beim Firmenbuchgericht entscheidend. Da es bei elektronischen Einreichungen – beispielsweise aufgrund der Konvertierung strukturierter XML-Daten oder einer hohen Serverauslastung – zu Verzögerungen kommen kann, sollte ein ausreichender zeitlicher Puffer eingeplant werden.

NaBeG bringt zusätzliche Sanktionen ab 2026

Mit dem Nachhaltigkeitsberichtsgesetz wurden nicht nur die Offenlegungspflichten erweitert, sondern auch zusätzliche Sanktionen eingeführt.

Diese betreffen Abschlussstichtage nach dem 31. März 2026.

Neben den bisherigen allgemeinen Zwangsstrafen können künftig weitere Zwangsstrafen bei Verstößen gegen Vorschriften der Unternehmensberichterstattung verhängt werden.

Der Strafrahmen beträgt:

• bei kleineren Kapitalgesellschaften bis zu € 3.600,

• bei mittelgroßen und größeren Gesellschaften bis zu € 7.000.

Für Verstöße gegen die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Nachhaltigkeitsberichterstattung gilt in den ersten drei Geschäftsjahren der Anwendung des NaBeG eine besondere Regelung.

Zusätzliche Zwangsstrafen können in diesem Zeitraum grundsätzlich erst dann verhängt werden, wenn die gesetzlichen Vertreter und die Gesellschaft einer rechtskräftigen gerichtlichen Aufforderung zur Richtigstellung oder Ergänzung der Angaben nicht nachkommen.

Wichtig: Für Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31. Dezember 2025 gilt hinsichtlich dieser verschärften Sanktionen weiterhin die bisherige Rechtslage.

Bei Fragen zur Offenlegung beim Firmenbuch oder zu den für Ihr Unternehmen geltenden Berichtspflichten stehen Ihnen unsere Expert:innen Irene Grass und Martin Schmidt

gerne beratend zur Seite.

Foto: Wixmedien