Finanzamt: Verpflichtende Umstellung auf elektronische Zustellung

Ab 1. September 2025 sind viele Unternehmer zur Nutzung der Databox in FinanzOnline verpflichtet. Ein zuvor erklärter Verzicht auf elektronische Zustellung verliert mit 01.09.2025 automatisch seine Gültigkeit.

Wer ist betroffen?

Unternehmer, die Umsatzsteuererklärungen abgeben müssen bzw. nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen oder auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, müssen laut Budgetbegleitgesetz 2025 künftig alle Dokumente auf elektronischem Weg über die DataBox in FinanzOnline empfangen.

Was ist zu beachten?

• Eine Zustellung erlangt bereits mit der Ablage in der DataBox ihre Gültigkeit. Ab diesem Zeitpunkt laufen auch die Fristen – unabhängig davon, ob der Empfänger die Nachricht tatsächlich bemerkt hat. Ein Schriftstück gilt also als rechtswirksam zugestellt, sobald es im Posteingang von FinanzOnline abrufbar ist.

• E-Mail-Benachrichtigungen informieren über neue Eingänge - sofern eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert wurde.

• Vertretungsverhältnisse bleiben bestehen - Steuerberater erhalten weiterhin die Zustellungen, sofern eine Zustellungsvollmacht vorliegt.

• Ausnahmen sind möglich, wenn eine elektronische Zustellung aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht möglich ist.

  
  

Wie vermeidet man Fristversäumnisse?

• Regelmäßiges Einloggen in FinanzOnline

• Prüfen und Aktualisieren der E-Mail-Adresse

• Aktivieren der E-Mail-Benachrichtigung

• Archivieren der zugestellten Dokumente außerhalb von FinanzOnline

• Sicherstellen einer internen Weiterleitung bei Abwesenheiten

• Erteilung einer Zustellungsvollmacht an einen steuerlichen Vertreter (Steuerberater)

  
  

Direkte Zustellung trotz Zustellungsvollmacht

Normalerweise umfasst die Steuerberater-Vollmacht auch eine Zustellungsvollmacht. Dadurch sendet das Finanzamt sämtliche Schriftstücke und Bescheide an die Steuerberatungskanzlei statt direkt an den Steuerpflichtigen. Somit werden auch die Fristen vom Steuerberater verwaltet.

Es gibt allerdings einige Ausnahmen, bei denen das Finanzamt Schriftstücke direkt an Steuerpflichtige zustellen darf:

• Einhebung von Abgaben (z.B. Mahnungen, Vollstreckungsbescheide, Sicherungsaufträge) sowie Vorabinformationen im Einziehungsverfahren

• Vorladungen

• Vorliegen von ungültigen Zustellungsvollmachten (z.B. durch fehlerhafte Einschränkung)

Sie haben noch Fragen? Unsere Expert:innen Irene Grass und Martin Schmidt unterstützen Sie gerne.

Foto: Wixmedien