Registrierkasse: Neue Regeln für elektronische Belege ab Oktober

Die elektronische Belegerteilung wird ab 1. Oktober 2026 neu geregelt. Ziel der Anpassung des § 132a der Bundesabgabenordnung (BAO) ist es, Unternehmen die digitale Belegausgabe zu erleichtern und gleichzeitig die Wahlfreiheit der Kunden zwischen digitalem und gedrucktem Beleg zu gewährleisten.

Wie bisher ist der elektronische Beleg unmittelbar im Zuge einer Barzahlung über die Registrierkasse zu erstellen, zu signieren und dem Kunden zugänglich zu machen.

So kann der elektronische Beleg bereitgestellt werden

Künftig kann der elektronische Beleg entweder direkt an den Kunden übermittelt werden

(z. B. per E-Mail oder App) oder vor Ort in einer Form bereitgestellt werden, die ein Auslesen mit einem Endgerät ermöglicht (z. B. über eine Bildschirmanzeige). Die Bereitstellung des elektronischen Belegs liegt dabei in der Verantwortung des Unternehmens.

Anforderungen an die digitale Belegmitnahme

Die digitale Mitnahme des Belegs soll für Kunden möglichst unkompliziert erfolgen. Wird der Beleg auf einem Bildschirm angezeigt, muss dies so gestaltet sein, dass die Mitnahme während des Bezahlvorgangs und ohne Ortswechsel möglich ist. Der Bildschirm muss dem Kunden zugewandt sein und der Beleg ausreichend lange angezeigt werden, damit dieser digital übernommen werden kann.

Für die elektronische Übermittlung oder Anzeige ist keine bestimmte technische Lösung vorgeschrieben. Der Beleg kann beispielsweise per E-Mail, als E-Mail-Anhang, über einen Web-Download oder in unterschiedlichen elektronischen Formaten wie PDF, Textdatei oder XML bereitgestellt werden. Die gewählte Form der Belegerteilung ist im elektronischen Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.

Kundenrecht auf einen Papierbeleg

Unabhängig von der Gleichwertigkeit von Papier- und elektronischem Beleg haben Kunden sowie Organe der Abgabenbehörde jederzeit das Recht, einen Papierbeleg zu verlangen. Dieses Recht kann unmittelbar nach der Barzahlung oder nachträglich bis spätestens zum Geschäftsschluss des Tages ausgeübt werden, an dem der Umsatz erfolgt ist. Dies ermöglicht es beispielsweise Kunden, einen Papierbeleg anzufordern, wenn sie erst nachträglich feststellen, dass sie diesen benötigen.

Was bei einer nachträglichen Anforderung zu beachten ist

Wird ein Papierbeleg nachträglich verlangt, ist der betreffende Geschäftsfall ausreichend zu konkretisieren. Hierfür sind insbesondere Angaben zum Zahlungsbetrag, Datum, Uhrzeit sowie zur handelsüblichen Bezeichnung der Leistung erforderlich. Dies gilt gleichermaßen für nachträglich verlangte Belege von Kunden sowie für Belege, die von Organen der Abgabenbehörde angefordert werden.

Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme (BMF)

Bei Fragen stehen Ihnen unsere Expert:innen Irene Grass und Martin Schmidt gerne zur Verfügung.

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