Aktuelle Prüfungsschwerpunkte bei GPLB & Finanzpolizei

Aufgrund vermehrter Prüfungen der lohn- und gehaltsabhängigen Beiträge (GPLB) sowie einer zunehmend strengen Prüfpraxis sollten Arbeitgeber ihre Unterlagen und internen Abläufe rechtzeitig durchleuchten. Besonders im Fokus stehen derzeit beispielsweise steuerfreie Zulagen, die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen sowie Kontrollen durch die Finanzpolizei.

SEG-Zulagen: Dokumentation wird immer wichtiger

Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei abgerechnet werden. Im Prüfungsfall muss der Arbeitgeber jedoch nachweisen können, dass diese Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind.

Dafür sollten insbesondere folgende aktuelle Unterlagen vorhanden sein:

• Bezeichnung des Arbeitsplatzes, Bereichs oder der Funktion

• Beschreibung der typischen Arbeitsumgebung und Tätigkeiten

• Dokumentation der besonderen Belastungen, etwa durch Fotos

• Aufzeichnungen über das zeitliche Ausmaß der begünstigten Tätigkeiten

Für Schmutzzulagen geben die Richtlinien nun außerdem einen konkreten Berechnungsrahmen vor. Maßgeblich für die Steuerfreiheit ist jener Betrag, der den tatsächlichen üblichen Sach- und Zeitmehraufwand des Arbeitnehmers abdeckt.

Als Ausgangspunkt für die Schätzung können folgende Monatsbeträge herangezogen werden:

Im Regelfall wird eine Schmutzzulage bis zu einem monatlichen Betrag von 200 Euro steuerfrei anerkannt. Trägt der Arbeitgeber bestimmte Kosten selbst, etwa die Reinigung der Arbeitskleidung im Betrieb, ist dieser Betrag entsprechend zu kürzen.

Werden höhere Kosten geltend gemacht, müssen diese entsprechend nachgewiesen werden, zum Beispiel durch Belege für Fremdreinigung oder zusätzliche Hygieneaufwendungen.

Spezialfahrzeuge: Wann kein Sachbezug anfällt

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist bei bestimmten Spezialfahrzeugen kein Sachbezug anzusetzen. Das betrifft insbesondere Fahrzeuge, deren private Nutzung praktisch ausgeschlossen ist, etwa Montagefahrzeuge mit fest eingebauter Werkbank.

Ab 2026 gilt dies auch für Kastenwägen und Pritschenwägen, die nicht überwiegend zur Personenbeförderung gebaut sind und nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen.

Wichtig ist: Ein Spezialfahrzeug liegt nur dann vor, wenn die entsprechenden Einbauten fest verbaut sind. Leicht entfernbare Einbauten reichen nicht aus.

Wird das Fahrzeug außerhalb der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte privat genutzt, ist grundsätzlich ein Sachbezug nach den allgemeinen Regeln anzusetzen. Kein Sachbezug ist nur dann gerechtfertigt, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung nachweislich untersagt hat.

Praxistipp: Ein lückenloses Fahrtenbuch bleibt unerlässlich. Nur so kann im Prüfungsfall nachgewiesen werden, dass keine Privatnutzung stattgefunden hat.

Spontane Nachschau durch die Finanzpolizei

Neben GPLB- und Betriebsprüfungen kann es in Ausnahmefällen auch zu unangekündigten Kontrollen durch die Finanzpolizei kommen. Solche Nachschauen erfolgen in der Regel überraschend und sollen grundsätzlich beim Abgabepflichtigen selbst stattfinden. In Einzelfällen kann die Finanzpolizei jedoch auch beim steuerlichen Vertreter erscheinen.

Dabei ist wichtig zu wissen: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Ohne Entbindung durch den Mandanten dürfen daher grundsätzlich keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.

Eine Nachschau ist außerdem keine Hausdurchsuchung. Die Finanzpolizei darf nur offengelegte oder offenliegende Verhältnisse, Umstände oder Gegenstände besichtigen. Ein gezieltes Suchen nach nicht offenliegenden Unterlagen oder Gegenständen ist im Rahmen einer Nachschau nicht zulässig.

Was tun bei einer Kontrolle?

Bei einem spontanen Besuch der Finanzpolizei gilt vor allem: Ruhe bewahren, freundlich bleiben und keine vorschnellen Auskünfte oder Unterlagen herausgeben. Im Zweifelsfall sollte der Steuerberater noch während der Nachschau Kontakt mit der Kammer der Steuerberater:innenn und Wirtschaftsprüfer:innen aufnehmen, um die weitere Vorgehensweise abzustimmen.

Bei Fragen stehen Ihnen unsere Expert:innen Irene Grass und Martin Schmidt gerne zur Verfügung.

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